PROCEDIMIENTOS GENERALES ADMINISTRATIVOS

El ciclo de tesoreria engloba todas las operaciones productivas de la ctividad realicionadas con el efectivo en todas de finaciacion, distribucion y reintegros.
Este ciclo esta muy ligado con el de ingresos y compas ya que en ambas se cierran con las operaciones de recepcion y desembolsoos de efectivo las cuales sosn la fuente de transacciones del ciclo de tesoreria.
El funcionamiento y la sistematica para el proceso de transaccion corresspondientea este ciclo variara de una empresa a otra.
De mamera general se pueden destacar las siguientes funciones en el ciclo de tesoreria:
• Custofia fisica del efectivo y de los valores asi como su administracion.
• Administracion,ejecucion y control de las operaciónes financieras y de inversion.
• Seguimiento y control de las deudas con entidades de credito en cuanto a la liquidacion del principal e intereses y al cumplimiento de las condiciones contraactuales formalizadas.
• Operaciones de recepcion y de desembolso del efectivo, incluyendo conciliaciones de saldos.
• Transacciones de descuento de papel comercial.
• Contactos y negociaciones con las instutuciones fiancieras a corto a largo palzo.
Para procesar todo el ambito de transaciones que abarca el ciclo de tesoreria es necesario tener presente todas la bases de la informacion representadas por registros, archivos, listados, y demas detalles los cuels entran a formar parte del funcionamiento del ciclo.
Esquema del ciclo de tesoreria y sus interrelaciones:


A) Caja menor:
Concepto:La caja menor, es un fondo, fijo y renovable, que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.


Acta de constitución de caja menor:
Se realiza un acta con la fecha correspondiente, lugar y el motivo de la apertura de dicha caja menor. Con las siguientes normas
1. Verificación del Quorum
2. Apertura de caja menor
3. Monto de la caja menor
4. Responsable del manejo de la caja menor
5. Valor máximo a pagar por caja menor
6. Conceptos que se pueden pagar por caja menor
7. Base mínima para el reembolso de la caja menor


Constitución del fondo de caja menor
Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:

110510 100.000
111005 100.000

Responsable del Manejo
Las Cajas Menores serán administradas, de manera exclusiva, por el funcionario designado en la Resolución de constitución, quien responderá disciplinaria, fiscal, en omisiones y acciones las por penalmente, y tributaria la administración y manejo.
Funciones del Responsable
1. Recibir los recursos del fondo
2. Llevar un control diario y cronológico de las operaciones de caja menor, con los documentos que respaldan los movimientos
3. Gestionar la adquisición y realizar el pago de los bienes y/o servicios autorizados en la Resolución de creación y solicitados
4. Asegurar la custodia de los dineros y documentos soportes de los gastos.
5. Reportar a la División Financiera, dentro del tercer día hábil del mes siguiente al pago, las facturas que registran IVA.
6. Aplicar las retenciones de Ley y consignarlas.
7. Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
8. Mantener la liquidez del fondo, solicitando el reembolso.
El Dinero en Tránsito(legalización).
Cuando una compra deba ser realizada por empleado distinto del responsable de Caja Menor, se deberá diligenciar el comprobante de dinero en tránsito.
Una vez legalizado el dinero en tránsito, se anulará la constancia de su entrega, en presencia del funcionario queefectuó la compra y se conservará en el archivo de soportes.
Destinación de Recursos
Los dineros del Fondo de Caja Menor solamente podrán utilizarse para sufragar los gastos identificados y definidos en la Resolución de Constitución de Caja Menor y en las demás disposiciones que regulen la materia.
La solicitud de bienes y servicios con cargo a la caja menor de las areas, se hará por los jefes de area , Directores de la empresa Y Secretarios Generales.
Prohibiciones
1. Efectuar pagos de contratos y órdenes de servicios.
2. Cancelar viáticos y gastos de viaje, excepto los que se causen al empleado en comisión fuera de la ciudad, por daños de vehículos oficiales, si se dispone del rubro específico .
3. Pagos de servicios personales y contribuciones de Ley sobre nóminas, y, servicios públicos.
4. Préstamos y cambios de cheques oficiales o personales .
5. Guardar en la caja fuerte de Caja Menor elementos diferentes.
6. Gastos anteriores al recibo de los recursos de caja menor.
7. Realizar Gastos suntuarios
8. Fraccionar compras o servicios
9. Sobrepasar en gastos la cuantía autorizada.
10. Presentar soportes sin requisitos para su legalización.
Reembolso de caja menor
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
La contabilización del reembolso será:
51XXXX 80.000
111005 80.000
Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación yrealización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

Mecanismos de Control de los Fondos de Caja Menor
El control a los Fondos de Caja Menor se verifica, de:
1. Autocontrol de los responsables del manejo.
2. Arqueos periódicos y sorpresivos por la Tesorería
3. Arqueos por la Oficina de Control Interno o por Organismos externos.}
Arqueo de caja
Se efectuara peridicamente un arqueo de caja, dejando consatancia y evidencia de su realizacion, supervison y exactitud tanto como documental como aritmetica. Al ser el arqueo un procediemnto en que solo interviene le departamento de tesoreria y su control interno.
Arqueos sorpresivos: se efecturaran arqueos sorpresivos sin previo aviso con el objeto de infundir una actualizacion y control continuado de los fondos, con carácter general, los arqueos de caja se realizaran peridicamente
Libro de caja
La gestion y control de caja se detallara atravez de un registro o ficha auxiliar en donde se anotaran todos los movimientos de cobros y pagos. Este registro se conciliara periodicamente con los esatdoa contables, solo se registraran y pagaran del fondo aquellos gastos que se esatn debidamente justificados y autorizados.
Esquema resumen de flujograma de caja(fondo fijo)