sábado, 25 de junio de 2011

ACTIVOS FIJOS

Objetivos
•Establecer los procedimientos para controlar y supervisar los activos fijos de la empresa.
•Dar un manejo adecuado e uniforme a los activos fijos.
Definición
Los Activos Fijos corresponden a valores que contribuyen y facilitan la operación de la empresa por un período relativamente largo de tiempo.
Procedimientos
-Se mantendrá un registro separado para el control de cada bien que conste de:
•costo de adquisición
•el número de la factura
•la fecha
•el proveedor o vendedor
•localización y responsable
Este registro se mantendrá conciliado contra las cuentas de control respectivas. Además se asignara un número a cada bien adquirido por la empresa con el cual se identificara en los inventarios de estos mismos.
•Los registros individuales de cada bien serán conciliados permanentemente contra sus cuentas de control.
•Toda venta o destrucción de los elementos antes mencionados será autorizada por la Gerencia General. El documento a aprobar contendrá como mínimo la siguiente información:
-Descripción del activo
-Fecha de Compra
-Valor de adquisición
-Porcentajes de depreciación y depreciación acumulada
-Valor en libros del activo
-Motivo de la destrucción o venta
-Precio de Venta
•Los inventarios de activos fijos se practicaran una vez al año y su resultado será reportado a la gerencia general
•Los activos fijos se depreciaran estén o no en uso para llevar una contabilidad más precisa y real.
•Los desembolsos que amplíen la vida útil de un activo se considerarán como una adición del activo y se depreciarán tomando como base el número de años en que el activo amplíe su vida útil. Los demás desembolsos se considerarán como gastos normales de mantenimiento y conservación y por lo tanto se cargarán a gastos corrientes del período, en este sentido se mantendrá un estricto control sobre los costos, frecuencia y eficacia del mantenimiento efectuado.
•De conformidad con las disposiciones legales de los activos fijos deben ajustarse mensualmente de acuerdo con los valores de depreciación acumulada. La depreciación aceptable para el país está relacionada con la siguiente tabla de vida útil probable de cada activo así:
•Edificios 20 años
•Maquinaría 10 años
•Equipo de Oficina 10 años
•Muebles y Enseres 10 años
•Equipo de Computación 3 años

Se llevara el siguiente procedimiento para la adquisición de activos fijos:




Manejo de inventarios de activos fijos
1)Corrobora lista de empleados a cargo de los activos fijos y actualiza la misma con los empleados que aún permanecen en la institución
2)Verifica la vida útil del activo fijo para preparar su descargo al momento de efectuar la venta.
3)Verifica el número asignado al activo fijo, para obtener contablemente la información necesaria.
- Cuenta de activos.
- Cuenta de depreciación acumulada
- Cuenta de gastos de depreciación.
- Código de área correcta.
- Código de empleado a cargo.
4)Verifica su valor residual, fecha de adquisición (archivo) y su valor según meses de depreciación.
5)Realiza descargos de activos fijos en el sistema de contabilidad.
6)Registra los ingresos de nuevos activos fijos en el inventario.

Manual de procedimientos para área de caja general y bancos

Objetivos:
•Custodia y salvaguardia de los fondos depositados y recibidos. Adoptando procedimientos y controles sobre las entradas y desembolsos de dinero para asegurar el buen manejo de los mismos así se evitar fraude o malversación de fondos.

•Deben registrarse correctamente todos los movimientos tanto de caja como bancos en cuanto a valoración, naturaleza y periodo.

•Segregar funciones con tal hecho disminuirá la posibilidad de errores.

•La empresa determinara los procesos y criterios a seguir en el área de bancos.

Procedimiento para caja general:

•Obtener la autorización para la realización de todo el proceso de ingresos y pagos siempre debidamente soportado por la documentación adecuada.

•Los cobros de la empresa deben depositarse diariamente a los bancos.

•Los pagos se harán principalmente mediante cheques o a través del banco.

•Solo se registraran y pagaran del fondo aquellos gastos que están debidamente justificados y autorizados.

•Los pequeños gastos quedan limitados a la caja menor la cual maneja un fondo fijo.

•Los ingresos obtenidos por medio de transferencias bancarias deben ser detectados por la empresa a través de su control de bancos.

•Los ingresos efectivos realizados por la propia empresa deben contabilizarse al momento de ser recibidos y luego remitirlos al responsable de bancos para que haga la consignación respectiva.

•Los ingresos de efectivos procedentes de terceros deben registrase y notificar al departamento de clientes para la correspondiente actualización de cartera.

•Los desembolsos que se realicen a través de los fondos de la caja deben estar en todos los casos aprobados por la persona responsable y justificados debidamente mediante un documento formal.se establecen rangos y niveles para la aprobación en cuestión de las cuantías a desembolsar.

•El nivel de los fondos de la caja será coherente con el volumen de gastos que se liquiden periódicamente.

•El responsable de la caja no efectuara seguimiento y gestión de cobro de clientes.

Procedimientos para los bancos:

Con el objeto de conseguir un buen manejo de la operatividad desarrollada en los bancos se debe tener en cuenta las siguientes medidas.

•Elaboración periódica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables, ajustando e inspeccionando las partidas conciliatorias. La periodicidad debe ser como mínima una vez al mes (cierre de mes).

•Se dará una explicación concreta para aquellas partidas que se incorporan en las conciliaciones pero que ya tienen cierta antigüedad. Ya que gracias a esto se evitara que se encubran operaciones fraudulentas.


•Las conciliaciones serán supervisadas y autorizadas convenientemente y revisados en especial los cálculos aritméticos.

•Verificación de que los ingresos pendientes a realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias, sean abonadas por el banco posteriormente a la fecha de la conciliación.

•Se evitara la existencia de cheques firmados en blanco.

•La empresa mantendrá las matrices de los cheques (fecha, importe, concepto y autorización).

•Se crea la necesidad que la autorización de los cheques y transferencia sea al menos por dos firmas, mediante firmas mancomunadas.

•Los cheques, talonarios de cheques y sellos –máquinas de firmas deberán estar suficientemente custodiados y protegidos y así evitar su uso fraudulento.

•Se tomara como acción inmediata la desautorización en los bancos a las personas que ya no tengan relación con la empresa.

•Los pagos efectuados a través de los bancos, se registran en el momento que se devengan, independientemente del momento en que sean cargados por el banco.

•Los cheques no se firmaran por la persona o personas responsables hasta que se adjunte la documentación adecuada.

•Autorización por parte de la dirección de la empresa para el uso y apertura de las cuentas bancarias.

•Negociación, contratación y designación de poderes con las entidades bancarias solo serán aprobadas por parte de la dirección de la empresa.

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