ORDEN DE COMPRA Y VENTA

Objetivo: diligenciar con la mayor exactitud posible todos los campos en él definidos de forma tal que la fuente inicial de la operación quede adecuada y razonablemente documentada a los sistemas de información. Las órdenes deberán ser ingresadas al sistema antes de ser ejecutada la operación.

Proceso de compra:

1)Solicita a los vendedores una cotización por los elementos a adquirir, para cada compra se deberán solicitar como mínimo tres.
2)Envía la cotización de los elementos solicitados, indicando:
•características cantidades
•precios
•condiciones de pago
•validez de la oferta
•Otros (juicio del proveedor).
3)Evalúa y prepara cuadro comparativo de análisis de las cotizaciones y Presenta a consideración de la Gerencia General el cuadro de análisis, acompañado de las cotizaciones.
4)Evalúa con el personal competente el análisis de las cotizaciones, Aprueba la compra y Ordena la elaboración de la orden de compra, remitiendo a la Secretaría de Gerencia General las cotizaciones acompañadas del análisis de las mismas.
5)Elabora la Orden de Compra en original y dos copias. Toma la firma del Gerente General de la Compañía en la Orden de Compra, acompañando para tal fin el análisis de cotizaciones y las mismas.
6)Firma la Orden de Compra verificando que está se encuentre de acuerdo a lo aprobado.
7)Distribuye los documentos así:
a.Original de la Orden de Compra para el vendedor.
b.Primera Copia de la Orden de Compra para el Departamento de Contabilidad.
c.Segunda copia para el archivo consecutivo, acompañado de las cotizaciones y del cuadro de análisis de las mismas.
8)Despacha los elementos o realiza los trámites legales solicitados de acuerdo a las características y condiciones de la Orden de Compra.
9)Recibe los elementos solicitados en la orden de Compra verificando que correspondan a las características y calidades solicitadas, firma el original y copia de la remisión del vendedor en constancia de la recepción de los elementos y envía a Contabilidad la primera copia de la remisión de los elementos.
10)Recibe la primera copia de la Remisión del vendedor debidamente firmada por el Director Administrativo, compara la Orden de Compra de los elementos con la primera copia de la Remisión, ingresa el registro de los elementos anotando todos los datos pertinentes a los mismos, procede a asignar el numero para la identificación correspondiente. Archiva la primera copia de la Remisión del vendedor junto con la primera copia de la Orden de Compra a la espera de la Factura o documentos pertinentes del vendedor.
Anexos Compras:
•Las cuentas a pagar procedentes de proveedores u otros pasivos adecuados por bienes y servicios estarán oportuna y correctamente registrados, clasificados y valorados en los estados financieros, procediendo de transacciones previamente autorizadas.
•Los pagos a proveedores y acreedores estarán siempre soportados de un pasivo contabilizado, reconocido y justificado.
•Los pasivos incurridos con proveedores y acreedores estarán imputados en cuentas apropiadas y se reflejaran en los periodos correspondientes.

Ventas:
•Determinar los precios de venta y sus condiciones en el mercado.
•Aceptar los pedidos de clientes, controlar el despacho, devoluciones y reclamaciones de productos emitir facturas de venta o nota de abono aprobadas y hacer efectivo las cuentas a cobrar.
•Aprobar la regularización de cuentas de clientes incobrables.