CLIENTES

El área de clientes y deudores comerciales refleja el resultado de reconocer las deudas relacionadas normalmente con las ventas de bienes y prestación de servicios.
Objetivos
Las cuentas a cobrar de clientes o cantidades a percibir de otros deudores a cobrar estarán correctamente registradas, valoradas y clasificadas en los estados contables y procederán de transacciones previamente autorizadas.
Todos los saldos de las cuentas a cobrar estarán sujetos a un control de crédito en cuanto a su identificación, vencimiento y seguimiento de saldos vencidos y no liquidados.
Procedimientos y controles
Los procedimientos y controles en el área de cuentas a cobrar dependerán fundamentalmente de las distintas variables que operan en la actividad del negocio y del volumen de las mismas. Con carácter general podríamos distinguir las siguientes:
• Número de clientes vivos existentes en la entidad y tipo/características del cliente.
• Estructura organizativa y operativa.
• Políticas y créditos establecidos por la entidad (concesión de créditos, límites, condiciones, etc.).
• Medios y equipos para la gestión y control de clientes y otras cuentas a cobrar.
• Centralización o no del departamento de clientes o control de las cuentas a cobrar.
Correcto registro, valoración y clasificación en las cuentas contables de las deudas a cobrar
-La anotación en los registros contables de una cuenta a cobrar de clientes u otras deudas comerciales, a raíz de una venta u otro ingreso de explotación.
-Establecimiento y definición de una lista de precios de venta autorizada, así como las condiciones aprobadas (crédito, descuentos, etc.).
-Existencia y confección de una relación-detalle de clientes autorizados. Se habrá reflejado por escrito los criterios y procedimientos de aceptación y mantenimiento de clientes.
-Revisión y aprobación de los pedidos de venta a clientes, por parte del responsable comercial y de créditos. Para operaciones especiales se necesitara la aprobación de la Dirección.
-Confección de albanares de salida pre numerados, aprobados y comprobados con los pedidos de venta autorizados y preparados.
-Conciliación y control entre los albanares de salida y las facturas emitidas, en cuanto a número de documentos y cantidades especificadas. A la vez, habrá una conciliación entre las salidas según el inventario y las cantidades facturadas.
-Verificación de los cálculos aritméticos de las facturas emitidas.

Procesos para la contabilización de una cuenta a cobrar



En las cuentas por cobrar, y principalmente en la cuenta de clientes, se tendrá en cuenta:
a) El saldo total de clientes registrado en contabilidad (mayor general) deberá estar soportado y desglosado por una relación de saldos individualizados de clientes (auxiliares de clientes). Este detalle suele llevarse de una manera o mediante un fichero extracontable, pero sí que, de un modo u otro debe volcar a la contabilidad.
-Número o código de clientes o número de cuentas del cliente (dependiendo si la relación y control de clientes está integrado directamente en las cuentas contables o es a raíz de un proceso extracontable).
b) Las fichas auxiliares de caja cliente (extractos de cuenta del cliente) especificaran toda la información detallada integrante de la composición del saldo. Es decir:
-Fecha de la operación
-Concepto
-Número de factura
-Fecha de vencimiento
-Importe y total
c) Periódicamente se conciliara, con carácter mensual, el total de la relación de los saldos individuales de clientes (auxiliares) con el saldo de la cuenta de clientes del mayor.


Control apropiado de los cobros de clientes desde su recepción hasta su ingreso en las cuentas bancarias

-Las ventas de mercancías al contado se controlaran mediante partes o notas de ventas pre numeradas o bien utilizando el papel de la cinta de la caja registradora. La sistemática del control de efectivo y de registro será:

*Las ventas al contado se contabilizaran en el momento en que se realicen.
*El efectivo y los cheques recibidos se conciliaran diariamente con las notas de venta al contado o con el detalle de las cintas de la caja registradora. Como control adicional se comprobara con el libro de caja y con el extracto-justificante del depósito diario al banco.

-Se establecerán controles específicos del efectivo. En general:

*Arqueos periódicos de caja. Supervisión diaria.
*Conexiones entre efectivo e ingreso en bancos.
*Documentos de cobro pre numerado para el correspondiente control de los mismos con posterioridad.


-Convendrá llevar a cabo unas revisiones por personas independientes para verificar que se han registrado todos los cobros en efectivo y confirmar así el buen funcionamiento de controles. De modo general:

*Cotejo del total de las notas de venta.
*Observación de la recepción y seguimiento del correo.