PRESUPUESTOS INGRESOS Y GASTOS

OBJETIVOS.
− Definir los procedimientos del proceso presupuestario relacionados con los ingresos y egresos del presupuesto asignado.
− Indicar la documentación e informes emitidos por la Sección y utilizados en cada fase del proceso.
− Proporcionar las instrucciones de llenado para cada documento e informe.
− Señalar la secuencia gráfica de los procedimientos descritos en este manual.
PROCEDIMIENTO.
1. − El Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, a través de la Sección Presupuesto, será responsable del cumplimiento de las normas e instrucciones indicadas en el presente manual.
2. -La distribución y control del presupuesto estarán a cargo de la Sección.
3. – Todos los procedimientos a seguir de acuerdo al manual serán efectuados en un paso a paso dependiendo el área de la misma manera:

1. Asignación y distribución presupuestaria.
• Una vez recepcionado el OFICIO Conductor y la fotocopia de la RESOLUCION EXENTA de la Dirección, que indica la asignación presupuestaria, el Encargado de Presupuesto procede a efectuar la distribución y los requerimientos a los distintos ítems presupuestarios y centros de costos respectivos en el sistema computacional, información que quedará grabada en el ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE INGRESOS Y GASTOS.
• A continuación, procede a imprimir un INFORME DE REQUERIMIENTOS PRESUPUESTARIOS DE INGRESOS Y GASTOS, documento que será archivado con el OFICIO y la RESOLUCION EXENTA, en esta Sección.
2. Prestaciones Facturadas.
• Recepcionado de la Sección Cuentas Corrientes la 4ª copia sin formato de la FACTURA o NOTA DE CREDITO, el Encargado de Presupuesto de Ingresos procede ingresar al sistema computacional para su devengo los documentos antes mencionados, que afectaran directamente a los ítems presupuestarios del ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE INGRESOS.
• En caso de detectar errores en la imputación, se procede a efectuar su regularización, para ser ingresados al sistema computacional (Ajuste Contable), afectando el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente, información que quedará grabada en el ESTADO DE LA EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE INGRESOS.
• Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDADDEVENGADO en un original que se adjunta a la copia de factura que se archiva en esta Sección.
3. Remesas.
• Recepcionado de la Sección Tesorería (Dirección S.S.A.) una copia del COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-EGRESO, la fotocopia del OFICIO y el COMPROBANTE DE DEPOSITO que es recepcionado del Departamento de Finanzas, el Encargado de Presupuesto de Ingresos procede a ingresar los datos de la remesa al sistema computacional, afectando los ítems presupuestarios y centros de costos correspondientes. Esta información quedará grabada en el ESTADO DE EJECUCION REQUERIMIENTOS DE INGRESOS.
• Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDAD DEVENGADO en un original que es firmado por el Encargado de Presupuesto de Ingresos.
• Posteriormente, se remite se distribuye la documentación de la siguiente Otras Entradas Directas.
• Recepcionado de la Sección Tesorería la copia del COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-DEVENGADO de ingresos directos, por conceptos de Arriendo de bienes inmuebles, enajenación de bienes a funcionarios del Servicio, etc.
• En caso de detectar un error en la imputación, procede a su regularización en el sistema computacional afectando los ítems presupuestarios y centro de costo correspondiente, información que quedará grababa en el ESTADO DE REQUERIMIENTOS LA EJECUCION DE INGRESOS.
4. Compras a través de Abastecimiento.
Abastecimiento envía en forma electrónica la Orden de Compra y Compromiso presupuestario, para que la Unidad de Presupuesto proceda a obligar en el Sistema.
• Recepcionado el original y las tres copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO de la Sección Abastecimiento, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a revisar los ítems presupuestarios correspondientes, los que anteriormente habían sido obligados en forma electrónica por el Sistema y refrendados por la Unidad de presupuesto.
• Posteriormente, se remite la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO para su revisión, autorización y firmas al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto y al Subdirector Administrativo. En el caso que el monto de la adquisición sea superior a $500.000, además, se deben remitir los antecedentes al Director para su autorización y firma.
• En caso que la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO no se autorice, se procede a remitirla a la Sección Abastecimiento para que ésta proceda a confeccionar la ANULACION DE ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO. Una vez recepcionado el documento de la Sección Abastecimiento se debe continuar con el procedimiento Nº7.
• Posteriormente, la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO se distribuye de la siguiente forma:
El original se archiva en la Sección Presupuesto, en espera de la llegada de la Factura.
• Una vez recibido de la Sección Abastecimiento la FACTURA y el original del formulario RECEPCION DE ARTICULOS EN BODEGA en los casos que corresponda, el Encargado de Presupuesto de Gastos adjunta el original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, documento que se encontraba archivado temporalmente en esta Sección, seguidamente procede a verificar lo siguiente:
La FACTURA debe ser extendida a nombre de la Empresa”. Que el cálculo del I.V.A. esté correcto. Que el monto de la FACTURA esté acorde a la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO y Compromiso Explícito.
• Si el monto estipulado en la FACTURA difiere a la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, el Encargado de Presupuesto de Gastos debe remitir a la Sección Abastecimiento estos documentos, para que ésta proceda a regularizar la diferencia detectada o la devolución de la FACTURA al Proveedor para su rectificación, en los casos que se encuentre mal extendida.
• Cuando se ha recepcionado de la Sección Abastecimiento el original y sus copias de la ANULACION DE ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO o la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO COMPLEMENTARIA, según corresponda a un menor o mayor valor, se procede a imputar al ítem presupuestario correspondiente.
• A continuación, se procede a remitir dichos documentos al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto y al Subdirector Administrativo para su revisión, autorización y firma. En el caso que el monto de la Adquisición sea superior a $500.000, además se debe remitir los antecedentes al Director.
• En el caso, que no se detecten errores en la comparación o corregida la diferencia, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional SIGFE afectando la instancia del “Devengado” en el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente, esta información quedará registrada en el LIBRO MAYOR y el ESTADO DE LA EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
• Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDADDEVENGADO en un original que se adjunta a la factura como respaldo del devengado.
• Seguidamente, la FACTURA se envía a la Sección Tesorería con la siguiente documentación de respaldo:
El original del formulario RECEPCION DE ARTICULOS EN BODEGA, en los casos que corresponda.
5. Anulación total de la Orden de Compra y Compromiso Presupuestario.
• Una vez recepcionado la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO en un original y dos copias de la Sección Abastecimiento, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a revisar los ítems presupuestarios correspondientes.
• Enseguida, se remite la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con la documentación de respaldo, al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, al Subdirector Administrativo para su revisión, autorización y firmas. En el caso que el monto sea superior a $500.000, además se debe remitir los antecedentes al Director para su autorización y firma.
• Recepcionado el documento debidamente autorizado, se procede a distribuirlo de la siguiente forma:
El original y la 1ª copia de la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO y el original, la 1ª y 2ª copia de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO se archivan en esta Sección.
La 2ª copia de la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO y la 3ª copia de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, se remiten a la Sección Abastecimiento.
6. Anticipo a proveedores.
6.1. Egreso por Anticipo a Proveedores.
La Unidad de Abastecimiento una vez realizada la Solicitud de Anticipo de .Proveedores a Contabilidad, procede a realizar la Orden de Compra, la que por medio electrónico solicita a la Unidad de Presupuesto que sea obligada en el Sistema en la que se revisan el ítem Presupuestario para proceder a obligarla, posteriormente imprime para ser refrendada.
• Recepcionado de la Sección Abastecimiento el original y las tres copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, obligada y refrendada por la unidad de presupuesto.
• Consecutivamente, se remite la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto y al Subdirector Administrativo para su revisión, autorización y firmas. En el caso que el monto de la adquisición sea superior a $500.000, además, se debe remitir los antecedentes al Director.
• Si es recepcionado la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con sus copias debidamente autorizada, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional afectando la instancia del “Obligado” del ítem presupuestario y centro de costo correspondiente, esta información quedará grabada en el Libro Mayor y REGISTRO DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA DE LOS GASTOS.
• A continuación, la documentación se distribuye de la siguiente forma:
6.2. Cancelación de la Factura por Anticipo a Proveedores.
• Una vez recepcionado de la Sección Abastecimiento la FACTURA y el original del formulario de RECEPCION DE ARTICULOS EN BODEGA en los casos que proceda, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede adjuntar el original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO, Que el cálculo del I.V.A. esté correcto Y Que el monto de la FACTURA esté acorde a la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO.
• Si el monto de la FACTURA difiere a lo estipulado en la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, el Encargado de Presupuesto de Gastos debe remitir a la Sección Abastecimiento estos documentos, para que proceda a regularizar la diferencia detectada o la devolución de la FACTURA al Proveedor para su rectificación, en los casos que se encuentre mal extendida.
• Cuando se recepción de la Sección Abastecimiento el original y sus copias de la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO o la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO COMPLEMENTARIA, según corresponda a un menor o mayor valor, se procede a imputar el ítem presupuestario correspondiente.
• A continuación, se remiten dichos documentos al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto y al Subdirector Administrativo para su revisión, autorización y firmas. En el caso que el monto de la Adquisición sea superior a $500.000, además, se debe remitir los antecedentes al Director.
• Después de recepcionado los documentos debidamente visados, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional afectando la instancia del “Obligado” en el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente, por la diferencia detectada. Esta información quedará grabada en el Libro Mayor que corresponde y en el ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
• En caso que no se detecten errores en la comparación o corregida la diferencia, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional afectando la instancia del “Devengado” y a efectuar la validación del documento contable para su pago. Esta información quedará grabada en el Libro Mayor y el ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
• Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDAD DEVENGADO en un original que se adjunta a la factura.
• A continuación, la FACTURA se envía a la Sección Contabilidad con la siguiente documentación de respaldo:
El original del formulario de RECEPCION DE ARTICULOS EN BODEGA en los casos que proceda.
El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO.
El original del COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-DEVENGADO.
El original de la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO o el original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO COMPLEMENTARIA, en los casos que proceda.
7. Consumos Básicos y Otras Compras Directas.
• Recepcionado de la Secretaría las BOLETAS y/o FACTURAS y la SOLICITUD DE PASAJES en los casos que proceda, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional para emitir la Orden de Compra obligada y refrendada, afectando la instancia del “Obligado” y “Devengado” (Compromiso Implícito SIGFE) en forma simultánea en el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente. Esta información quedará grabada en el LIBRO MAYOR y el ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
• Consecutivamente, se imprime la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO en un original y tres copias, remitiéndola con la documentación de respaldo, al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, al Subdirector Administrativo y al Director para su revisión, autorización y firmas en el caso que el monto sea superior a $500.000.
• Posteriormente, la documentación se distribuye de la siguiente forma:
El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, el original del COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-DEVENGADO, las BOLETAS y/o FACTURAS y la SOLICITUD DE PASAJES, se envía a la Sección Tesorería.
8. Viáticos.
Para Comisión de Servicios en Territorio Nacional.
• Recepcionado de la Unidad Solicitante la RESOLUCION EXENTA (Orden de Viático), el Encargado de Presupuesto de Gastos, procede a revisar el cálculo efectuado de acuerdo a la Tabla de Valores.
• Una vez conforme la revisión y asignada la imputación presupuestaria, se remite al Director para su aprobación y oficialización. En caso contrario se devuelve a la unidad solicitante para su rectificación.
• Cuando se confecciona e imprime la Orden de Compra y Compromiso Presupuestario en original y tres copias remitiéndola al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, al Subdirector Administrativo y al Director para su revisión, autorización y firma.
• Después de recibida el original y las copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con la documentación de respaldo debidamente visada, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar al sistema computacional, afectando la instancia del “Obligado y Devengado” (Compromiso Implícito) en forma simultánea en el ítem presupuestario y centro de Costo correspondiente. Esta información quedará grabada en el LIBRO MAYOR Y EL ESTADO DE EJECUCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
• Posteriormente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDAD DEVENGADO en original que se adjunta a la Res. De Viático.
• Enseguida, la documentación se distribuye de la siguiente forma:
El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, la RESOLUCION EXENTA y el original del COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-DEVENGADO, se envían a la Sección Tesorería para su cancelación.
9. Honorarios.
Profesionales Independientes por Prestaciones o Compra de Servicios y otras Actividades Lucrativas. La Unidad de Abastecimiento confecciona la Orden de Compra y Compromiso Presupuestario, posteriormente solicita en forma electrónica a Presupuesto para ser obligada por el SIGIC, en la que se revisa el ítem presupuestario, posteriormente imprime y es enviada para ser refrendada por la Unidad de Presupuesto.
• Recepcionado de la Sección Abastecimiento la BOLETA DE HONORARIOS, el CERTIFICADO confirmando el servicio prestado y la ORDEN COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con sus respectivas copias, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a revisar lo siguiente:
Sea extendida a nombre de la Empresa. La correcta emisión de la misma.
El Correcto cálculo de impuesto y valores.
Verificar que el valor bruto se ajuste a lo establecido en el CONVENIO.
• En el caso que la boleta no cumpla con lo establecido, se debe devolver los antecedentes a la Sección de Abastecimiento, de lo contrario, procede a efectuar la imputación presupuestaria en los ítems correspondientes.
• A continuación, el original y las copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con la documentación de respaldo se remite al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, al Subdirector Administrativo y al Director para su revisión, autorización y firma.
• Una vez recepcionado el original y las copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con la documentación de respaldo debidamente autorizada, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional, contabilizando la instancia del “Obligado” y “Devengado” en forma simultánea en el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente la información quedará grabada en el ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS y en el LIBRO MAYOR.
• Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDADDEVENGADO en un original que se adjunta a la Boleta de Honorarios.
• A continuación, la documentación se distribuye de la siguiente forma:
El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, LA BOLETA DE HONORARIOS, el CERTIFICADO confirmando el servicio prestado y el original del COMPROBANTE DE CONTABILIDADDEVENGADO, se envían a la Sección Tesorería.


OBSERVACIONES:
•Posteriormente en todas las áreas dando cumplimiento al manual se lleva un procedimiento que se lleva a cabo de la siguiente manera:
•La 1° copia del la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, se archiva en la sección.
•La 2° y 3° copia de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, se envía a la sección abastecimiento para fines de control.
•El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, se archiva en forma temporal hasta la llegada de la factura.