sábado, 25 de junio de 2011

INTRODUCCION

En el área de tesorería es donde se manejan los diferentes ciclos de la empresa, quedando reflejadas las entradas y salidas monetarias resultantes de las distintas decisiones de carácter comercial, financiero de inversión que haya adoptado la empresa.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de los mismos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.
Debido a la volatilidad y riesgo inherente de esta área empresarial se hace necesario establecer parámetros sobre los fondos depositados y las disponibilidades liquidas e inmediatas que se llevan a cabo en el área de tesorería de la empresa.

OBJETIVO

Establecer y Parametrizar las normas y procedimientos correspondientes al área de tesorería con el fin de asegurar el buen manejo del disponible para minorizar los errores que se pueden presentar en esta área y así tener un mejor control interno de la misma.

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

El presente manual a partir de su creación puede ser modificado de acuerdo a las necesidades o inconvenientes que se vayan observando cualquiera de las personas involucradas en este manual puede dar su punto de vista o nuevas ideas al gerente para implementarlas en el manual, el a su vez se reunirá con el jefe de operaciones para evaluar la posible modificación a este manual, una vez que ya se haya analizado el posible cambio y se ve que es viable se procederá a incluirlo en el manual, después se informara a todas las personas involucradas con este manual el cambio echo.

PLANEACION ESTRATÉGICA

Misión:
Orientar y dirigir la empresa con políticas, normas y procedimientos para el área de tesorería estableciendo responsabilidades claves para el control y organización de las operaciones que se realicen en esta.
Visión:
Ser los mejores ofreciendo un manual de procedimientos para el área de tesorería que sea confiable y de alta calidad para lograr la plena satisfacción de las empresas que lo implementen poniendo a disposición de estas nuestro mejor esfuerzo, dedicatoria y la certeza de que no se arrepentirán de hacerlo.
Dentro de 2 años este manual se estará implementando en más de 3 empresas para ello contaremos con el empeño y esfuerzo de cada uno de los miembros de la comunidad SENA y la plena confianza de que este proyecto no se quedara en simples palabras.
El desarrollo integral y el trabajo en equipo de cada uno de los aprendices implicados en este proyecto son vitales para lograr mejores satisfacciones en el ejercicio de llevar este a la realidad.

CONTROL INTERNO

Es un conjunto de procedimientos, políticas y planes de organización que tienen como objetivo la eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa. El control interno no abarca solamente el entorno financiero y contable, también controles cuya meta es la eficiencia administrativa y operativa de la empresa.
Objetivos
Se basa en la definición de una metodología apropiada para el proceso de la información contable y la garantía de una correcta gestión organizativa que evite la posibilidad de errores y fraudes.
* Adecuado registro de los activos y apropiada custodia y salvaguardia de los mismos.
* Adecuado registro de los pasivos, con el reconocimiento de todas las provisiones y pérdidas previstas y reales.
* Autorización de todos los gastos incurridos en el periodo.
* Inclusión de los registros contables de todos los ingresos generados.
* Elaboración de los estados financieros y de la información económica –financiera con los registros contables.
* Detención de irregularidades, debilidades y errores durante el proceso de toda la información administrativa-contable.
Clasificación
a.Control interno contable.
Son controles y métodos establecidos para garantizar la seguridad de los activos la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables.
No se refiere solo al control fundamental contable, también a cada situación financiera o proceso informativo q no es operacional.
b.Control interno administrativo
Son procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la dirección. Se refiere a las operaciones que no tienen una incidencia concreta en los estados financieros.
Elementos del control interno.
El control interno se basa en elementos amplios que deben satisfacer las necesidades empresariales:
a.Organización estructural: organigrama funcional y jerárquico responsabilidades, funciones y departamentos.
b.Políticas y procedimientos contables y operativos: definición de necesidades, confección de registros, circuito de información y organización contable
c.Supervisión: revisión, aprobación y autorización
Organización estructural
Esta se verá representada en el organigrama, definiendo las responsabilidades de cada uno. Debemos considerar algunas pautas para esta organización:
a.División del departamento y sus responsabilidades.
b.División de funciones.
c.El factor humano.
Políticas y procedimientos contables y operacionales
Será necesario que haya normas y reglas que rijan el proceso informativo-contable y el sistema operativo de la empresa, esto generara un buen sistema de control interno. Tales como:
a.Equipos para el proceso de transacciones: consideraremos todas las operaciones que manejara la empresa, por ende dependerá la clase de empresa para llevar un sistema de control financiero.
b.Registros contables y comprobantes: los registros deberán moldearse a las necesidades de información de la empresa. Estos registros se mantendrán al día para disponer de la información reciente, al igual los comprobantes de las transacciones llevaran una correlación numérica.
c.Información: los documentos y medios serán los medios a seguir, una vez realizados los inputs. Por esto será importante tener la siguiente información:
* Canalización de la información
* Integrar la información obtenida por los distintos departamentos de la empresa.
* Sistematizar la información contable a suministrar.
* Definición de la información necesaria para la toma de decisiones.
d.Organización contable y criterios: asegura la fiabilidad de la información, de esto definimos normas y criterios contables, como:
* Elaboración de un plan de cuentas contables que se ajuste a las necesidades del negocio.
* Criterios contables que se acojan a los principios de contabilidad general.
Supervisión.
Da lugar a que el personal desarrolle los procedimientos de acuerdo con los planes de organización establecidos. Se destacan dos funciones:
1.Revisar, por parte de las personas responsables.
* La gestión económica-financiera está operando dentro del proceso definido, con los correspondientes controles contables.
* Las políticas, planes y procedimientos establecidos son correctos.
2. Aprobación y autorización de documentación o de situaciones para que pueda seguir su ciclo normal informativo-contable.

REPRESENTACIÓN LEGAL

Objetivos:
Formalizar los principios y normas utilizados en documentos de tesorería para su buen uso y desempeño financiero del mismo.
Representación legal:
La formulación de principios contables aceptados por la generalidad de la doctrina o definidos por los organismos contables oficiales ha constituido el sistema para conseguir la homogenización de conceptos y formas tan necesarios para establecer modelos de información contable que puedan ser interpretados de forma similar por los usuarios y sirvan de elemento armonizador ante la verificación de cuentas.
En el concepto general de principios de contabilidad generalmente aceptados, se incluyen todos los principios:
*usos
*métodos
*practicas
Seguidos por una empresa al registrar sus transacciones, establecer las bases de valoración de sus activos y pasivos determinando el resultado económico de sus operaciones.
Principios
Principio de prudencia:
Únicamente se contabilizan los beneficios realizados a la fecha de cierre del ejercicio.
Principio de empresa en funcionamiento:
Se considera que la gestión de la empresa tiene prácticamente una duración ilimitada.
Principio de registro:
Los hechos económicos deben registrarse cuando nazcan los derechos u obligaciones que los mismos originen.
Principio de devengo:
La imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos presentan y con independencia del momento

LISTA DE AUTORIZACIONES

Para iniciar una lista de autorizaciones se debe tener solo una persona encargada de la misma.
En la lista de autorizaciones debe estar debidamente especificado (nombre, cedula, dirección,
Teléfono y firma “extendida y abreviada”) las personas que se encargaran de las diferentes áreas en
Las que se pudiese
Necesitar de autorizaciones previas al hecho como lo son:
a.Firma y cobro de cheques
b.Realización de soportes en las áreas que se vea necesario
c.Las entradas a la oficina en horas extra laborales
d.Desembolsos y reembolsos de caja
e.Consignaciones y retiros bancarios
f.Las personas que se lleguen a encargar de la venta y el manejo de recursos de la empresa
Si alguno de los pertenecientes a la lista por una u otra razón se llegase a retirar de la empresa, se procederá a la expiración o finalización de la lista anterior y posteriormente crear una nueva actualizando la lista de autorizaciones totalmente.

COBROS

Uno de los grandes problemas a los que se enfrenta las empresas es a la dificultad permanente de lograr cobrar sus deudas en forma adecuada y conseguir un flujo de cobros que les permita funcionar sin tensiones de liquidez ni sufrir pérdidas por la morosidad o insolvencia de sus deudores. La empresa que no consigue cobros de sus facturas sufre
Objetivos
•Dar a conocer a los clientes los métodos modernos para identificar el grado de mora y el control de cobranzas
•Familiarizar a los clientes con la empresa para poder saber el grado de morosidad e identificar el factor de la deuda
•Los clientes conocerán la importancia de que cancelen sus deudas ya que estos provocaría la liquidez de la empresa

Procedimientos

La relación que establecen las empresas con sus clientes a la hora de cobrar una deuda es muy importante porque puede recibir los pagos cumplidos sin ninguna demora.
Pero la empresa tiene que ser muy clara con el cliente en el momento de pagar las deudas
Hay que tener en cuenta algunos factores para que los clientes paguen
1.se tiene que crear algo muy dinámico para motivar a los clientes que se acerque a pagar a tiempo. Es ofrecerle descuentos a quien enes paguen entre los 10 primeros días
A los clientes que no pagan en el pazo acordado comienzan acumularse los intereses diarios desde el día en que se vence el plazo del pago.
2. utilizar un tono adecuado para poder llegarle a cliente y poderle cobrar la deuda y decirle que el plazo de pagar se ha vencido pero si después de la llamada no se acerca de a pagar posteriormente se toma la decisión de enviarle una carta en un sobre grande y llamativo el mismo día el cual vence la cuota el contenido debe ser muy convencional, cortes y especifico
3. negociar unos pagos específicos con el cliente primero se tiene que tener contacto directo con él y en ultima con las agencias de cobranza. Estar conectado con el cliente y preguntarle por qué la demora al pagar una deuda.
Finalmente después de esto puedo decir que es mejor la calidad que la cantidad es decir que es mejor tener clientes cumplidos con las condiciones del contrato y los pagos, que tener muchos clientes incumplidos que toca estar persiguiendo para que paguen una deuda
La empresa debe ir descubriendo los clientes valiosos los cuales nunca se han atrasado en sus cuotas establecer una relación flexible de comunicación clara y directa que les permita a las dos partes entender las coyunturas de cada una en determinados momentos.

ACTIVOS FIJOS

Objetivos
•Establecer los procedimientos para controlar y supervisar los activos fijos de la empresa.
•Dar un manejo adecuado e uniforme a los activos fijos.
Definición
Los Activos Fijos corresponden a valores que contribuyen y facilitan la operación de la empresa por un período relativamente largo de tiempo.
Procedimientos
-Se mantendrá un registro separado para el control de cada bien que conste de:
•costo de adquisición
•el número de la factura
•la fecha
•el proveedor o vendedor
•localización y responsable
Este registro se mantendrá conciliado contra las cuentas de control respectivas. Además se asignara un número a cada bien adquirido por la empresa con el cual se identificara en los inventarios de estos mismos.
•Los registros individuales de cada bien serán conciliados permanentemente contra sus cuentas de control.
•Toda venta o destrucción de los elementos antes mencionados será autorizada por la Gerencia General. El documento a aprobar contendrá como mínimo la siguiente información:
-Descripción del activo
-Fecha de Compra
-Valor de adquisición
-Porcentajes de depreciación y depreciación acumulada
-Valor en libros del activo
-Motivo de la destrucción o venta
-Precio de Venta
•Los inventarios de activos fijos se practicaran una vez al año y su resultado será reportado a la gerencia general
•Los activos fijos se depreciaran estén o no en uso para llevar una contabilidad más precisa y real.
•Los desembolsos que amplíen la vida útil de un activo se considerarán como una adición del activo y se depreciarán tomando como base el número de años en que el activo amplíe su vida útil. Los demás desembolsos se considerarán como gastos normales de mantenimiento y conservación y por lo tanto se cargarán a gastos corrientes del período, en este sentido se mantendrá un estricto control sobre los costos, frecuencia y eficacia del mantenimiento efectuado.
•De conformidad con las disposiciones legales de los activos fijos deben ajustarse mensualmente de acuerdo con los valores de depreciación acumulada. La depreciación aceptable para el país está relacionada con la siguiente tabla de vida útil probable de cada activo así:
•Edificios 20 años
•Maquinaría 10 años
•Equipo de Oficina 10 años
•Muebles y Enseres 10 años
•Equipo de Computación 3 años

Se llevara el siguiente procedimiento para la adquisición de activos fijos:




Manejo de inventarios de activos fijos
1)Corrobora lista de empleados a cargo de los activos fijos y actualiza la misma con los empleados que aún permanecen en la institución
2)Verifica la vida útil del activo fijo para preparar su descargo al momento de efectuar la venta.
3)Verifica el número asignado al activo fijo, para obtener contablemente la información necesaria.
- Cuenta de activos.
- Cuenta de depreciación acumulada
- Cuenta de gastos de depreciación.
- Código de área correcta.
- Código de empleado a cargo.
4)Verifica su valor residual, fecha de adquisición (archivo) y su valor según meses de depreciación.
5)Realiza descargos de activos fijos en el sistema de contabilidad.
6)Registra los ingresos de nuevos activos fijos en el inventario.

Manual de procedimientos para área de caja general y bancos

Objetivos:
•Custodia y salvaguardia de los fondos depositados y recibidos. Adoptando procedimientos y controles sobre las entradas y desembolsos de dinero para asegurar el buen manejo de los mismos así se evitar fraude o malversación de fondos.

•Deben registrarse correctamente todos los movimientos tanto de caja como bancos en cuanto a valoración, naturaleza y periodo.

•Segregar funciones con tal hecho disminuirá la posibilidad de errores.

•La empresa determinara los procesos y criterios a seguir en el área de bancos.

Procedimiento para caja general:

•Obtener la autorización para la realización de todo el proceso de ingresos y pagos siempre debidamente soportado por la documentación adecuada.

•Los cobros de la empresa deben depositarse diariamente a los bancos.

•Los pagos se harán principalmente mediante cheques o a través del banco.

•Solo se registraran y pagaran del fondo aquellos gastos que están debidamente justificados y autorizados.

•Los pequeños gastos quedan limitados a la caja menor la cual maneja un fondo fijo.

•Los ingresos obtenidos por medio de transferencias bancarias deben ser detectados por la empresa a través de su control de bancos.

•Los ingresos efectivos realizados por la propia empresa deben contabilizarse al momento de ser recibidos y luego remitirlos al responsable de bancos para que haga la consignación respectiva.

•Los ingresos de efectivos procedentes de terceros deben registrase y notificar al departamento de clientes para la correspondiente actualización de cartera.

•Los desembolsos que se realicen a través de los fondos de la caja deben estar en todos los casos aprobados por la persona responsable y justificados debidamente mediante un documento formal.se establecen rangos y niveles para la aprobación en cuestión de las cuantías a desembolsar.

•El nivel de los fondos de la caja será coherente con el volumen de gastos que se liquiden periódicamente.

•El responsable de la caja no efectuara seguimiento y gestión de cobro de clientes.

Procedimientos para los bancos:

Con el objeto de conseguir un buen manejo de la operatividad desarrollada en los bancos se debe tener en cuenta las siguientes medidas.

•Elaboración periódica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables, ajustando e inspeccionando las partidas conciliatorias. La periodicidad debe ser como mínima una vez al mes (cierre de mes).

•Se dará una explicación concreta para aquellas partidas que se incorporan en las conciliaciones pero que ya tienen cierta antigüedad. Ya que gracias a esto se evitara que se encubran operaciones fraudulentas.


•Las conciliaciones serán supervisadas y autorizadas convenientemente y revisados en especial los cálculos aritméticos.

•Verificación de que los ingresos pendientes a realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias, sean abonadas por el banco posteriormente a la fecha de la conciliación.

•Se evitara la existencia de cheques firmados en blanco.

•La empresa mantendrá las matrices de los cheques (fecha, importe, concepto y autorización).

•Se crea la necesidad que la autorización de los cheques y transferencia sea al menos por dos firmas, mediante firmas mancomunadas.

•Los cheques, talonarios de cheques y sellos –máquinas de firmas deberán estar suficientemente custodiados y protegidos y así evitar su uso fraudulento.

•Se tomara como acción inmediata la desautorización en los bancos a las personas que ya no tengan relación con la empresa.

•Los pagos efectuados a través de los bancos, se registran en el momento que se devengan, independientemente del momento en que sean cargados por el banco.

•Los cheques no se firmaran por la persona o personas responsables hasta que se adjunte la documentación adecuada.

•Autorización por parte de la dirección de la empresa para el uso y apertura de las cuentas bancarias.

•Negociación, contratación y designación de poderes con las entidades bancarias solo serán aprobadas por parte de la dirección de la empresa.

DESEMBOLSOS

Objetivo
En el desembolso se hacen girar los cheque mientras q la persona encargada haya firmado y haya autorizado para cualquier fin q se necesite este cheque. También las facturas q ya han sido pagadas tiene q tener el sello de cancelado o no será válido por la empresa.
Procedimientos
•En 60 días q se gire un cheque y no se haya sido reclamado este se anula colocándole un sello de anulado en todas sus partes de vital importancia. También estos cheque se le entra a el titular únicamente y este debe tener toda la identificación para q este se le sea entregado según diga la empresa.
•En las empresas siempre se está actualizando las firmas de sus funcionarios para q así no se haya ningún fraude y se pueda autorizar el cheque sin ningún problema. Si en alguno de los casos uno de los funcionarios de una empresa se llega a retirar los otros funcionarios tendrá q pasar un reporte por escrito al banco para así poder anular su firma.
•La gerencia general tendrá q aprobar tosa apertura de cuentas corrientes o su misma cancelación. Todo pago o desembolso debe estar sustentado por una factura para q este pueda soportar el giro del cheque. Por eso todo cheque girado debe tener el sello de desembolso
•Todo traslado entre cuentas bancarias de gastos de oficina y las cuentas bancarias de clientes se
•Efectuará previa autorización de la Dirección Administrativa y operativa. En otros casos no se aceptan cuentas para su pago q no llenen los requisitos fiscales establecidos por la empresa o q ya hayan pasado de dos meses a partir de su extensión
•Todas las facturas para poder pagarse deben tener deben tener la firma del q recibe el servicio o del q la o del q ordena su compra.

COMPRAS

Las compras representan un renglón en costos que pueden ser controlables por el departamento de compras, debido a que éstos pueden incrementarse o disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador.
Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, a través de la experiencia del personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda forzar una disminución en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al contado y descuentos comerciales
Se recibe la requisición de las compras hechas al departamento de abastecimiento, la cuales indicaran:
•Qué es lo que se necesita
•Cuántas unidades necesita
•Cuándo debe estar disponible los artículos para la producción.
•Quién hace la requisición y la solicitud.
•Cantidad de existencia en el inventario del producto
•Quienes autorizan la compra
•Análisis de las posibles fuentes de abastecimiento proveedores potenciales. Realizar investigación de los archivos disponibles que se tengan en compras, pedir cotización de precios a cada uno de los proveedores así como fechas de entrega y embarque.
Realizar el análisis de las cotizaciones de los proveedores en término de precios, descuentos, entregas, embarques. Solvencia, calidad del trabajo. Reciprocidad y otros factores.
•En este paso se coloca la orden de compra, la mejor alternativa, mejor proveedor, se debe estar seguro de que en la orden exista toda la información del artículo, número de orden, firmas, cantidad, precio, fecha de entrega, descuentos y condiciones de pago.
•Seguimiento del pedido, esto implica realizar comprobaciones ocasionales para chequear el progreso, el estatus de cumplimiento del pedido.
Recibo del artículo, esto traerá varias actividades por el departamento de recibo antes mencionadas como inspección e inspección y manejo en el área de almacén.
•Este paso final implica la termalización de la transacción y debe realizarse un registro del inventario la operación de compra se da como terminada y se envía el pago a los proveedores.
Objetivos
La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar éstas en la medida que se realice una buena compra. Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, ya que las materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importación, por lo cual debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el dólar, razón por la cual el comprador debe estar informado de la situación cambiaria de momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado.
El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable
Contribuir a la obtención de los resultados y objetivos maximizando la aportación de valor de los mercados de suministro:
• Liderando el proceso de relación con proveedores definiendo las mejores
estrategias
• Siendo expertos del mercado y sus tendencias
• Colaborando con los socios internos desde una visión global de las necesidades
• Apoyándose en las más eficaces metodologías y soluciones tecnológica

SEGUROS

Objetivo
Con este manual se busca tener un mecanismo para el funcionamiento constante y sin retrasos en el área de tesorería la cual busca tener un control mayor sobre los clientes.
Tipos de seguros y procedimientos
1.Seguro de tipo de cambio
Este seguro busca vender y comprar con un cliente específico una divisa contra otra.
Procedimiento
•Las personas potenciales que van a pasar a formar parte de nuestros clientes están obligados a firmar un contrato donde está estipulado el seguro de tipo de cambio con lo cual se obliga al cliente a trabajar con la divisa escogida sin poder hacer ningún tipo de cambio.
•Al momento de que el cliente trate de cambiar el tipo de divisa se procederá a actuar según como este estipulado el contrato.
2.Seguros de crédito
Este seguro lo usamos en el caso de los clientes morosos o que no cumplan con sus obligaciones en un tiempo determinado.
Procedimiento
•Nuestros clientes están obligados a firmar este seguro ya que para nuestra empresa es de vital importancia el cumplimiento de nuestros clientes.
•Al tiempo que el cliente no haya cumplido con sus obligaciones y ya se le relucir el

CLIENTES

El área de clientes y deudores comerciales refleja el resultado de reconocer las deudas relacionadas normalmente con las ventas de bienes y prestación de servicios.
Objetivos
Las cuentas a cobrar de clientes o cantidades a percibir de otros deudores a cobrar estarán correctamente registradas, valoradas y clasificadas en los estados contables y procederán de transacciones previamente autorizadas.
Todos los saldos de las cuentas a cobrar estarán sujetos a un control de crédito en cuanto a su identificación, vencimiento y seguimiento de saldos vencidos y no liquidados.
Procedimientos y controles
Los procedimientos y controles en el área de cuentas a cobrar dependerán fundamentalmente de las distintas variables que operan en la actividad del negocio y del volumen de las mismas. Con carácter general podríamos distinguir las siguientes:
• Número de clientes vivos existentes en la entidad y tipo/características del cliente.
• Estructura organizativa y operativa.
• Políticas y créditos establecidos por la entidad (concesión de créditos, límites, condiciones, etc.).
• Medios y equipos para la gestión y control de clientes y otras cuentas a cobrar.
• Centralización o no del departamento de clientes o control de las cuentas a cobrar.
Correcto registro, valoración y clasificación en las cuentas contables de las deudas a cobrar
-La anotación en los registros contables de una cuenta a cobrar de clientes u otras deudas comerciales, a raíz de una venta u otro ingreso de explotación.
-Establecimiento y definición de una lista de precios de venta autorizada, así como las condiciones aprobadas (crédito, descuentos, etc.).
-Existencia y confección de una relación-detalle de clientes autorizados. Se habrá reflejado por escrito los criterios y procedimientos de aceptación y mantenimiento de clientes.
-Revisión y aprobación de los pedidos de venta a clientes, por parte del responsable comercial y de créditos. Para operaciones especiales se necesitara la aprobación de la Dirección.
-Confección de albanares de salida pre numerados, aprobados y comprobados con los pedidos de venta autorizados y preparados.
-Conciliación y control entre los albanares de salida y las facturas emitidas, en cuanto a número de documentos y cantidades especificadas. A la vez, habrá una conciliación entre las salidas según el inventario y las cantidades facturadas.
-Verificación de los cálculos aritméticos de las facturas emitidas.

Procesos para la contabilización de una cuenta a cobrar



En las cuentas por cobrar, y principalmente en la cuenta de clientes, se tendrá en cuenta:
a) El saldo total de clientes registrado en contabilidad (mayor general) deberá estar soportado y desglosado por una relación de saldos individualizados de clientes (auxiliares de clientes). Este detalle suele llevarse de una manera o mediante un fichero extracontable, pero sí que, de un modo u otro debe volcar a la contabilidad.
-Número o código de clientes o número de cuentas del cliente (dependiendo si la relación y control de clientes está integrado directamente en las cuentas contables o es a raíz de un proceso extracontable).
b) Las fichas auxiliares de caja cliente (extractos de cuenta del cliente) especificaran toda la información detallada integrante de la composición del saldo. Es decir:
-Fecha de la operación
-Concepto
-Número de factura
-Fecha de vencimiento
-Importe y total
c) Periódicamente se conciliara, con carácter mensual, el total de la relación de los saldos individuales de clientes (auxiliares) con el saldo de la cuenta de clientes del mayor.


Control apropiado de los cobros de clientes desde su recepción hasta su ingreso en las cuentas bancarias

-Las ventas de mercancías al contado se controlaran mediante partes o notas de ventas pre numeradas o bien utilizando el papel de la cinta de la caja registradora. La sistemática del control de efectivo y de registro será:

*Las ventas al contado se contabilizaran en el momento en que se realicen.
*El efectivo y los cheques recibidos se conciliaran diariamente con las notas de venta al contado o con el detalle de las cintas de la caja registradora. Como control adicional se comprobara con el libro de caja y con el extracto-justificante del depósito diario al banco.

-Se establecerán controles específicos del efectivo. En general:

*Arqueos periódicos de caja. Supervisión diaria.
*Conexiones entre efectivo e ingreso en bancos.
*Documentos de cobro pre numerado para el correspondiente control de los mismos con posterioridad.


-Convendrá llevar a cabo unas revisiones por personas independientes para verificar que se han registrado todos los cobros en efectivo y confirmar así el buen funcionamiento de controles. De modo general:

*Cotejo del total de las notas de venta.
*Observación de la recepción y seguimiento del correo.

ORDEN DE COMPRA Y VENTA

Objetivo: diligenciar con la mayor exactitud posible todos los campos en él definidos de forma tal que la fuente inicial de la operación quede adecuada y razonablemente documentada a los sistemas de información. Las órdenes deberán ser ingresadas al sistema antes de ser ejecutada la operación.

Proceso de compra:

1)Solicita a los vendedores una cotización por los elementos a adquirir, para cada compra se deberán solicitar como mínimo tres.
2)Envía la cotización de los elementos solicitados, indicando:
•características cantidades
•precios
•condiciones de pago
•validez de la oferta
•Otros (juicio del proveedor).
3)Evalúa y prepara cuadro comparativo de análisis de las cotizaciones y Presenta a consideración de la Gerencia General el cuadro de análisis, acompañado de las cotizaciones.
4)Evalúa con el personal competente el análisis de las cotizaciones, Aprueba la compra y Ordena la elaboración de la orden de compra, remitiendo a la Secretaría de Gerencia General las cotizaciones acompañadas del análisis de las mismas.
5)Elabora la Orden de Compra en original y dos copias. Toma la firma del Gerente General de la Compañía en la Orden de Compra, acompañando para tal fin el análisis de cotizaciones y las mismas.
6)Firma la Orden de Compra verificando que está se encuentre de acuerdo a lo aprobado.
7)Distribuye los documentos así:
a.Original de la Orden de Compra para el vendedor.
b.Primera Copia de la Orden de Compra para el Departamento de Contabilidad.
c.Segunda copia para el archivo consecutivo, acompañado de las cotizaciones y del cuadro de análisis de las mismas.
8)Despacha los elementos o realiza los trámites legales solicitados de acuerdo a las características y condiciones de la Orden de Compra.
9)Recibe los elementos solicitados en la orden de Compra verificando que correspondan a las características y calidades solicitadas, firma el original y copia de la remisión del vendedor en constancia de la recepción de los elementos y envía a Contabilidad la primera copia de la remisión de los elementos.
10)Recibe la primera copia de la Remisión del vendedor debidamente firmada por el Director Administrativo, compara la Orden de Compra de los elementos con la primera copia de la Remisión, ingresa el registro de los elementos anotando todos los datos pertinentes a los mismos, procede a asignar el numero para la identificación correspondiente. Archiva la primera copia de la Remisión del vendedor junto con la primera copia de la Orden de Compra a la espera de la Factura o documentos pertinentes del vendedor.
Anexos Compras:
•Las cuentas a pagar procedentes de proveedores u otros pasivos adecuados por bienes y servicios estarán oportuna y correctamente registrados, clasificados y valorados en los estados financieros, procediendo de transacciones previamente autorizadas.
•Los pagos a proveedores y acreedores estarán siempre soportados de un pasivo contabilizado, reconocido y justificado.
•Los pasivos incurridos con proveedores y acreedores estarán imputados en cuentas apropiadas y se reflejaran en los periodos correspondientes.

Ventas:
•Determinar los precios de venta y sus condiciones en el mercado.
•Aceptar los pedidos de clientes, controlar el despacho, devoluciones y reclamaciones de productos emitir facturas de venta o nota de abono aprobadas y hacer efectivo las cuentas a cobrar.
•Aprobar la regularización de cuentas de clientes incobrables.

REGLAMENTOS

-Todos los funcionarios con su ingreso deberán leer y conocer los reglamentos, procedimientos y normas establecidas por la compañía y por las autoridades que controlan y normalizan las actividades de la empresa.

-Todas las directivas de la organización, y demás Funcionarios deberán firmar en el momento de su vinculación el documento de Conflicto de Intereses promulgado por la Gerencia General. El desconocimiento o violación de cualquiera de las normas antes citadas será causal de despido.

-En el periodo de inducción se deberán realizar las capacitaciones previas para el conocimiento completo del reglamento de la empresa.
-En todas las empresas deben existir reglamentos a continuación nombraremos algunos

-Reglamento de caja: En este reglamento se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
Pagos
Razón de pagos
Poder para el manejo de pagos
Haberes de caja
Libro de caja
Cobros y pagos
Operaciones extraordinarias
Control de caja
Medidas de seguridad
Todos estos ítems deben estar bien diligenciados al momento de manejar la caja.
-Reglamento de cartera: En este reglamento se deben tener en cuenta los siguientes factores:
Objetivos claros para el manejo de cartera
Delegar responsabilidades
Planear las reuniones y las convocatorias
Actas
Reserva de la información
Interpretación del reglamento
Vigencia
Las personas delegadas para el manejo de cartera deben estar dispuestas a cumplir con lo estipulado en el presente manual.

También existen reglamentos generales en la empresa a los cuales están sometidos todos los funcionarios de la misma estos van encaminados a:
Horarios de entrada
Días de pago
Formas de pago
Uso de los espacios dentro de la empresa.

SEGURIDAD DE LA INFORMACION

La seguridad de la información es uno de los principales activos de las empresas y por ello las nuevas tecnologías de la información y la comunicación se han convertido en una herramienta imprescindible para desarrollar cualquier actividad económica, así como en un factor clave para mejorar la productividad.
Objetivos: Se deberá conocer las características de lo que se pretende proteger en este caso la Información.
• física: Vela por la integridad de los equipos y por la continuidad de los suministros que necesitan.

•lógica: Se encarga de la seguridad de los programas.

•organizacional: Asigna las funciones y responsabilidades en materia de seguridad dentro de la empresa.

•Ver que tanto valor tiene la información para así protegerla.

• Verificar que información puede ser pública o privada, es decir si la puede ver cualquier persona o por un grupo selecto de personas que trabaja con ella.
Debemos maximizar nuestros esfuerzos para preservarla información, reconociendo que la misma es:
1) Crítica: es indispensable para garantizar la continuidad operativa.
2) Valiosa: es un activo con valor en sí misma.
3) Sensitiva: debe ser conocida por las personas que la procesan y sólo por ellas.
Esta información, para alcanzar el propósito de la seguridad informática, debería mantener las siguientes características:
•Integridad: El contenido de la información debe permanecer intacto a menos que sea modificado por personal autorizado, y esta modificación sea registrada para posteriores controles o auditorías. Un problema de integridad puede ser ocasionado por anomalías en el hardware, software, virus informáticos y/o modificación por personas que se infiltran en el sistema o por errores involuntarios de los propios usuarios del mismo.

•Disponibilidad: La información debe estar disponible en el momento en que es requerida para ser procesada por las personas autorizadas. Esto provoca la necesidad de que la misma se mantenga correctamente almacenada, con el hardware y el software funcionando perfectamente y que se respeten sus parámetros o valores, para su rápida y completa recuperación en caso de ocurrencia de una falla o un desastre.

• Confidencialidad: Dicha información de la empresa sólo debe ser conocida por personas autorizadas, manejándose en el marco de privacidad que su propietario disponga.
Hay que tener en cuenta que en dichos casos hay amenazas con la información ya que pueden ocurrir errores, accesos indebidos, desastres naturales, etc., ya que ponen en peligro la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la misma.

•La seguridad física

Hacer copias de seguridad:
Es la primera y la más importante de las medidas de seguridad. No dejar ningún día de hacer una copia de seguridad de la información de la empresa. Hay programas que permiten programar las copias de seguridad para que se hagan de forma automática. Entre ellos algunos son gratuitos como Cobián Backup, mCopias o SyncBack.

Utilice sistemas de alimentación ininterrumpida:
Para evitar que los procesos en curso se interrumpan en caso de corte de la luz eléctrica y para filtrar los “microcortes” y picos de intensidad, que resultan lentos pero que pueden provocar deterioros en los equipos, es muy aconsejable disponer de sistemas de alimentación ininterrumpida, al menos para los servidores y equipos más importantes.

•La autenticación

Asigne nombres de usuario y contraseñas a los empleados:
Para identificar a las personas que acceden a los sistemas es posible configurar los ordenadores de forma que al arrancar soliciten al usuario su nombre y contraseña, y otro tanto ocurre con muchos programas. Utilizar estas opciones y no dejar libre el acceso a los ordenadores de la empresa, sino proporcionar a cada empleado un nombre de usuario y una contraseña, y cuidar de que mantengan está en secreto.

Comience a utilizar la firma electrónica:
Los certificados electrónicos permiten realizar numerosos trámites con las Administraciones a través de Internet así como firmar los documentos electrónicos de forma que estos pueden sustituir al papel en documentos auténticos.

•Los virus

Instale antivirus en los ordenadores:
Tener un antivirus actualizado es una medida básica de seguridad, instalar uno en todos los equipos y manténgalo actualizado

Defiéndase de los programas espía:
Hay programas que se instalan de forma oculta en un ordenador y pueden enviar a quien los controla la información contenida en el mismo e incluso las contraseñas que se tecleen en él, y también le permiten convertirlo en un zombie y utilizarlo para sus propios fines.

De esta manera podemos definir tres tipos de control: preventivo, defectivo y correctivo.

Niveles de protección o defensa
Se manejan cuatro niveles de seguridad que protegen los recursos de un sistema de computación, cada uno de ellos trabaja en estrecha vinculación con los otros y la debilidad de uno, compromete la eficacia de todo el sistema de defensa.
1) Marco legal y ético: la protección que brinda la legislación y la obligación moral que nuestra condición humana nos impone.
2) Auditoría y controles del sistema informático: la protección provista por las políticas, la organización y la metodología de control de las personas, los procedimientos operativos y los programas de aplicación.
3) Seguridad física y ambiental: uso de los medios tales como las técnicas de protección contra incendio, robo o acceso no autorizado a las instalaciones de computación y las medidas de protección del ambiente tales como la preservación de buena calidad de energía eléctrica.
4) Seguridad lógica: la protección provista por los dispositivos de hardware y las técnicas de software dentro del sistema operativo, los archivos o bases de datos y los programas de aplicación.

PRESUPUESTOS INGRESOS Y GASTOS

OBJETIVOS.
− Definir los procedimientos del proceso presupuestario relacionados con los ingresos y egresos del presupuesto asignado.
− Indicar la documentación e informes emitidos por la Sección y utilizados en cada fase del proceso.
− Proporcionar las instrucciones de llenado para cada documento e informe.
− Señalar la secuencia gráfica de los procedimientos descritos en este manual.
PROCEDIMIENTO.
1. − El Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, a través de la Sección Presupuesto, será responsable del cumplimiento de las normas e instrucciones indicadas en el presente manual.
2. -La distribución y control del presupuesto estarán a cargo de la Sección.
3. – Todos los procedimientos a seguir de acuerdo al manual serán efectuados en un paso a paso dependiendo el área de la misma manera:

1. Asignación y distribución presupuestaria.
• Una vez recepcionado el OFICIO Conductor y la fotocopia de la RESOLUCION EXENTA de la Dirección, que indica la asignación presupuestaria, el Encargado de Presupuesto procede a efectuar la distribución y los requerimientos a los distintos ítems presupuestarios y centros de costos respectivos en el sistema computacional, información que quedará grabada en el ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE INGRESOS Y GASTOS.
• A continuación, procede a imprimir un INFORME DE REQUERIMIENTOS PRESUPUESTARIOS DE INGRESOS Y GASTOS, documento que será archivado con el OFICIO y la RESOLUCION EXENTA, en esta Sección.
2. Prestaciones Facturadas.
• Recepcionado de la Sección Cuentas Corrientes la 4ª copia sin formato de la FACTURA o NOTA DE CREDITO, el Encargado de Presupuesto de Ingresos procede ingresar al sistema computacional para su devengo los documentos antes mencionados, que afectaran directamente a los ítems presupuestarios del ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE INGRESOS.
• En caso de detectar errores en la imputación, se procede a efectuar su regularización, para ser ingresados al sistema computacional (Ajuste Contable), afectando el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente, información que quedará grabada en el ESTADO DE LA EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE INGRESOS.
• Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDADDEVENGADO en un original que se adjunta a la copia de factura que se archiva en esta Sección.
3. Remesas.
• Recepcionado de la Sección Tesorería (Dirección S.S.A.) una copia del COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-EGRESO, la fotocopia del OFICIO y el COMPROBANTE DE DEPOSITO que es recepcionado del Departamento de Finanzas, el Encargado de Presupuesto de Ingresos procede a ingresar los datos de la remesa al sistema computacional, afectando los ítems presupuestarios y centros de costos correspondientes. Esta información quedará grabada en el ESTADO DE EJECUCION REQUERIMIENTOS DE INGRESOS.
• Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDAD DEVENGADO en un original que es firmado por el Encargado de Presupuesto de Ingresos.
• Posteriormente, se remite se distribuye la documentación de la siguiente Otras Entradas Directas.
• Recepcionado de la Sección Tesorería la copia del COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-DEVENGADO de ingresos directos, por conceptos de Arriendo de bienes inmuebles, enajenación de bienes a funcionarios del Servicio, etc.
• En caso de detectar un error en la imputación, procede a su regularización en el sistema computacional afectando los ítems presupuestarios y centro de costo correspondiente, información que quedará grababa en el ESTADO DE REQUERIMIENTOS LA EJECUCION DE INGRESOS.
4. Compras a través de Abastecimiento.
Abastecimiento envía en forma electrónica la Orden de Compra y Compromiso presupuestario, para que la Unidad de Presupuesto proceda a obligar en el Sistema.
• Recepcionado el original y las tres copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO de la Sección Abastecimiento, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a revisar los ítems presupuestarios correspondientes, los que anteriormente habían sido obligados en forma electrónica por el Sistema y refrendados por la Unidad de presupuesto.
• Posteriormente, se remite la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO para su revisión, autorización y firmas al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto y al Subdirector Administrativo. En el caso que el monto de la adquisición sea superior a $500.000, además, se deben remitir los antecedentes al Director para su autorización y firma.
• En caso que la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO no se autorice, se procede a remitirla a la Sección Abastecimiento para que ésta proceda a confeccionar la ANULACION DE ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO. Una vez recepcionado el documento de la Sección Abastecimiento se debe continuar con el procedimiento Nº7.
• Posteriormente, la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO se distribuye de la siguiente forma:
El original se archiva en la Sección Presupuesto, en espera de la llegada de la Factura.
• Una vez recibido de la Sección Abastecimiento la FACTURA y el original del formulario RECEPCION DE ARTICULOS EN BODEGA en los casos que corresponda, el Encargado de Presupuesto de Gastos adjunta el original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, documento que se encontraba archivado temporalmente en esta Sección, seguidamente procede a verificar lo siguiente:
La FACTURA debe ser extendida a nombre de la Empresa”. Que el cálculo del I.V.A. esté correcto. Que el monto de la FACTURA esté acorde a la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO y Compromiso Explícito.
• Si el monto estipulado en la FACTURA difiere a la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, el Encargado de Presupuesto de Gastos debe remitir a la Sección Abastecimiento estos documentos, para que ésta proceda a regularizar la diferencia detectada o la devolución de la FACTURA al Proveedor para su rectificación, en los casos que se encuentre mal extendida.
• Cuando se ha recepcionado de la Sección Abastecimiento el original y sus copias de la ANULACION DE ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO o la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO COMPLEMENTARIA, según corresponda a un menor o mayor valor, se procede a imputar al ítem presupuestario correspondiente.
• A continuación, se procede a remitir dichos documentos al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto y al Subdirector Administrativo para su revisión, autorización y firma. En el caso que el monto de la Adquisición sea superior a $500.000, además se debe remitir los antecedentes al Director.
• En el caso, que no se detecten errores en la comparación o corregida la diferencia, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional SIGFE afectando la instancia del “Devengado” en el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente, esta información quedará registrada en el LIBRO MAYOR y el ESTADO DE LA EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
• Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDADDEVENGADO en un original que se adjunta a la factura como respaldo del devengado.
• Seguidamente, la FACTURA se envía a la Sección Tesorería con la siguiente documentación de respaldo:
El original del formulario RECEPCION DE ARTICULOS EN BODEGA, en los casos que corresponda.
5. Anulación total de la Orden de Compra y Compromiso Presupuestario.
• Una vez recepcionado la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO en un original y dos copias de la Sección Abastecimiento, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a revisar los ítems presupuestarios correspondientes.
• Enseguida, se remite la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con la documentación de respaldo, al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, al Subdirector Administrativo para su revisión, autorización y firmas. En el caso que el monto sea superior a $500.000, además se debe remitir los antecedentes al Director para su autorización y firma.
• Recepcionado el documento debidamente autorizado, se procede a distribuirlo de la siguiente forma:
El original y la 1ª copia de la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO y el original, la 1ª y 2ª copia de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO se archivan en esta Sección.
La 2ª copia de la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO y la 3ª copia de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, se remiten a la Sección Abastecimiento.
6. Anticipo a proveedores.
6.1. Egreso por Anticipo a Proveedores.
La Unidad de Abastecimiento una vez realizada la Solicitud de Anticipo de .Proveedores a Contabilidad, procede a realizar la Orden de Compra, la que por medio electrónico solicita a la Unidad de Presupuesto que sea obligada en el Sistema en la que se revisan el ítem Presupuestario para proceder a obligarla, posteriormente imprime para ser refrendada.
• Recepcionado de la Sección Abastecimiento el original y las tres copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, obligada y refrendada por la unidad de presupuesto.
• Consecutivamente, se remite la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto y al Subdirector Administrativo para su revisión, autorización y firmas. En el caso que el monto de la adquisición sea superior a $500.000, además, se debe remitir los antecedentes al Director.
• Si es recepcionado la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con sus copias debidamente autorizada, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional afectando la instancia del “Obligado” del ítem presupuestario y centro de costo correspondiente, esta información quedará grabada en el Libro Mayor y REGISTRO DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA DE LOS GASTOS.
• A continuación, la documentación se distribuye de la siguiente forma:
6.2. Cancelación de la Factura por Anticipo a Proveedores.
• Una vez recepcionado de la Sección Abastecimiento la FACTURA y el original del formulario de RECEPCION DE ARTICULOS EN BODEGA en los casos que proceda, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede adjuntar el original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO, Que el cálculo del I.V.A. esté correcto Y Que el monto de la FACTURA esté acorde a la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO.
• Si el monto de la FACTURA difiere a lo estipulado en la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, el Encargado de Presupuesto de Gastos debe remitir a la Sección Abastecimiento estos documentos, para que proceda a regularizar la diferencia detectada o la devolución de la FACTURA al Proveedor para su rectificación, en los casos que se encuentre mal extendida.
• Cuando se recepción de la Sección Abastecimiento el original y sus copias de la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO o la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO COMPLEMENTARIA, según corresponda a un menor o mayor valor, se procede a imputar el ítem presupuestario correspondiente.
• A continuación, se remiten dichos documentos al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto y al Subdirector Administrativo para su revisión, autorización y firmas. En el caso que el monto de la Adquisición sea superior a $500.000, además, se debe remitir los antecedentes al Director.
• Después de recepcionado los documentos debidamente visados, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional afectando la instancia del “Obligado” en el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente, por la diferencia detectada. Esta información quedará grabada en el Libro Mayor que corresponde y en el ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
• En caso que no se detecten errores en la comparación o corregida la diferencia, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional afectando la instancia del “Devengado” y a efectuar la validación del documento contable para su pago. Esta información quedará grabada en el Libro Mayor y el ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
• Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDAD DEVENGADO en un original que se adjunta a la factura.
• A continuación, la FACTURA se envía a la Sección Contabilidad con la siguiente documentación de respaldo:
El original del formulario de RECEPCION DE ARTICULOS EN BODEGA en los casos que proceda.
El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO.
El original del COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-DEVENGADO.
El original de la ANULACION DE LA ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO o el original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO COMPLEMENTARIA, en los casos que proceda.
7. Consumos Básicos y Otras Compras Directas.
• Recepcionado de la Secretaría las BOLETAS y/o FACTURAS y la SOLICITUD DE PASAJES en los casos que proceda, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional para emitir la Orden de Compra obligada y refrendada, afectando la instancia del “Obligado” y “Devengado” (Compromiso Implícito SIGFE) en forma simultánea en el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente. Esta información quedará grabada en el LIBRO MAYOR y el ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
• Consecutivamente, se imprime la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO en un original y tres copias, remitiéndola con la documentación de respaldo, al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, al Subdirector Administrativo y al Director para su revisión, autorización y firmas en el caso que el monto sea superior a $500.000.
• Posteriormente, la documentación se distribuye de la siguiente forma:
El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, el original del COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-DEVENGADO, las BOLETAS y/o FACTURAS y la SOLICITUD DE PASAJES, se envía a la Sección Tesorería.
8. Viáticos.
Para Comisión de Servicios en Territorio Nacional.
• Recepcionado de la Unidad Solicitante la RESOLUCION EXENTA (Orden de Viático), el Encargado de Presupuesto de Gastos, procede a revisar el cálculo efectuado de acuerdo a la Tabla de Valores.
• Una vez conforme la revisión y asignada la imputación presupuestaria, se remite al Director para su aprobación y oficialización. En caso contrario se devuelve a la unidad solicitante para su rectificación.
• Cuando se confecciona e imprime la Orden de Compra y Compromiso Presupuestario en original y tres copias remitiéndola al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, al Subdirector Administrativo y al Director para su revisión, autorización y firma.
• Después de recibida el original y las copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con la documentación de respaldo debidamente visada, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar al sistema computacional, afectando la instancia del “Obligado y Devengado” (Compromiso Implícito) en forma simultánea en el ítem presupuestario y centro de Costo correspondiente. Esta información quedará grabada en el LIBRO MAYOR Y EL ESTADO DE EJECUCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS.
• Posteriormente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDAD DEVENGADO en original que se adjunta a la Res. De Viático.
• Enseguida, la documentación se distribuye de la siguiente forma:
El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, la RESOLUCION EXENTA y el original del COMPROBANTE DE CONTABILIDAD-DEVENGADO, se envían a la Sección Tesorería para su cancelación.
9. Honorarios.
Profesionales Independientes por Prestaciones o Compra de Servicios y otras Actividades Lucrativas. La Unidad de Abastecimiento confecciona la Orden de Compra y Compromiso Presupuestario, posteriormente solicita en forma electrónica a Presupuesto para ser obligada por el SIGIC, en la que se revisa el ítem presupuestario, posteriormente imprime y es enviada para ser refrendada por la Unidad de Presupuesto.
• Recepcionado de la Sección Abastecimiento la BOLETA DE HONORARIOS, el CERTIFICADO confirmando el servicio prestado y la ORDEN COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con sus respectivas copias, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a revisar lo siguiente:
Sea extendida a nombre de la Empresa. La correcta emisión de la misma.
El Correcto cálculo de impuesto y valores.
Verificar que el valor bruto se ajuste a lo establecido en el CONVENIO.
• En el caso que la boleta no cumpla con lo establecido, se debe devolver los antecedentes a la Sección de Abastecimiento, de lo contrario, procede a efectuar la imputación presupuestaria en los ítems correspondientes.
• A continuación, el original y las copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con la documentación de respaldo se remite al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, al Subdirector Administrativo y al Director para su revisión, autorización y firma.
• Una vez recepcionado el original y las copias de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO con la documentación de respaldo debidamente autorizada, el Encargado de Presupuesto de Gastos procede a ingresar los datos al sistema computacional, contabilizando la instancia del “Obligado” y “Devengado” en forma simultánea en el ítem presupuestario y centro de costo correspondiente la información quedará grabada en el ESTADO DE EJECUCION DE REQUERIMIENTOS DE GASTOS y en el LIBRO MAYOR.
• Consecutivamente, se imprime el COMPROBANTE DE CONTABILIDADDEVENGADO en un original que se adjunta a la Boleta de Honorarios.
• A continuación, la documentación se distribuye de la siguiente forma:
El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, LA BOLETA DE HONORARIOS, el CERTIFICADO confirmando el servicio prestado y el original del COMPROBANTE DE CONTABILIDADDEVENGADO, se envían a la Sección Tesorería.


OBSERVACIONES:
•Posteriormente en todas las áreas dando cumplimiento al manual se lleva un procedimiento que se lleva a cabo de la siguiente manera:
•La 1° copia del la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, se archiva en la sección.
•La 2° y 3° copia de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, se envía a la sección abastecimiento para fines de control.
•El original de la ORDEN DE COMPRA Y COMPROMISO PRESUPUESTARIO, se archiva en forma temporal hasta la llegada de la factura.

PROCEDIMIENTOS GENERALES ADMINISTRATIVOS

El ciclo de tesoreria engloba todas las operaciones productivas de la ctividad realicionadas con el efectivo en todas de finaciacion, distribucion y reintegros.
Este ciclo esta muy ligado con el de ingresos y compas ya que en ambas se cierran con las operaciones de recepcion y desembolsoos de efectivo las cuales sosn la fuente de transacciones del ciclo de tesoreria.
El funcionamiento y la sistematica para el proceso de transaccion corresspondientea este ciclo variara de una empresa a otra.
De mamera general se pueden destacar las siguientes funciones en el ciclo de tesoreria:
• Custofia fisica del efectivo y de los valores asi como su administracion.
• Administracion,ejecucion y control de las operaciónes financieras y de inversion.
• Seguimiento y control de las deudas con entidades de credito en cuanto a la liquidacion del principal e intereses y al cumplimiento de las condiciones contraactuales formalizadas.
• Operaciones de recepcion y de desembolso del efectivo, incluyendo conciliaciones de saldos.
• Transacciones de descuento de papel comercial.
• Contactos y negociaciones con las instutuciones fiancieras a corto a largo palzo.
Para procesar todo el ambito de transaciones que abarca el ciclo de tesoreria es necesario tener presente todas la bases de la informacion representadas por registros, archivos, listados, y demas detalles los cuels entran a formar parte del funcionamiento del ciclo.
Esquema del ciclo de tesoreria y sus interrelaciones:


A) Caja menor:
Concepto:La caja menor, es un fondo, fijo y renovable, que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.


Acta de constitución de caja menor:
Se realiza un acta con la fecha correspondiente, lugar y el motivo de la apertura de dicha caja menor. Con las siguientes normas
1. Verificación del Quorum
2. Apertura de caja menor
3. Monto de la caja menor
4. Responsable del manejo de la caja menor
5. Valor máximo a pagar por caja menor
6. Conceptos que se pueden pagar por caja menor
7. Base mínima para el reembolso de la caja menor


Constitución del fondo de caja menor
Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:

110510 100.000
111005 100.000

Responsable del Manejo
Las Cajas Menores serán administradas, de manera exclusiva, por el funcionario designado en la Resolución de constitución, quien responderá disciplinaria, fiscal, en omisiones y acciones las por penalmente, y tributaria la administración y manejo.
Funciones del Responsable
1. Recibir los recursos del fondo
2. Llevar un control diario y cronológico de las operaciones de caja menor, con los documentos que respaldan los movimientos
3. Gestionar la adquisición y realizar el pago de los bienes y/o servicios autorizados en la Resolución de creación y solicitados
4. Asegurar la custodia de los dineros y documentos soportes de los gastos.
5. Reportar a la División Financiera, dentro del tercer día hábil del mes siguiente al pago, las facturas que registran IVA.
6. Aplicar las retenciones de Ley y consignarlas.
7. Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
8. Mantener la liquidez del fondo, solicitando el reembolso.
El Dinero en Tránsito(legalización).
Cuando una compra deba ser realizada por empleado distinto del responsable de Caja Menor, se deberá diligenciar el comprobante de dinero en tránsito.
Una vez legalizado el dinero en tránsito, se anulará la constancia de su entrega, en presencia del funcionario queefectuó la compra y se conservará en el archivo de soportes.
Destinación de Recursos
Los dineros del Fondo de Caja Menor solamente podrán utilizarse para sufragar los gastos identificados y definidos en la Resolución de Constitución de Caja Menor y en las demás disposiciones que regulen la materia.
La solicitud de bienes y servicios con cargo a la caja menor de las areas, se hará por los jefes de area , Directores de la empresa Y Secretarios Generales.
Prohibiciones
1. Efectuar pagos de contratos y órdenes de servicios.
2. Cancelar viáticos y gastos de viaje, excepto los que se causen al empleado en comisión fuera de la ciudad, por daños de vehículos oficiales, si se dispone del rubro específico .
3. Pagos de servicios personales y contribuciones de Ley sobre nóminas, y, servicios públicos.
4. Préstamos y cambios de cheques oficiales o personales .
5. Guardar en la caja fuerte de Caja Menor elementos diferentes.
6. Gastos anteriores al recibo de los recursos de caja menor.
7. Realizar Gastos suntuarios
8. Fraccionar compras o servicios
9. Sobrepasar en gastos la cuantía autorizada.
10. Presentar soportes sin requisitos para su legalización.
Reembolso de caja menor
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
La contabilización del reembolso será:
51XXXX 80.000
111005 80.000
Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación yrealización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

Mecanismos de Control de los Fondos de Caja Menor
El control a los Fondos de Caja Menor se verifica, de:
1. Autocontrol de los responsables del manejo.
2. Arqueos periódicos y sorpresivos por la Tesorería
3. Arqueos por la Oficina de Control Interno o por Organismos externos.}
Arqueo de caja
Se efectuara peridicamente un arqueo de caja, dejando consatancia y evidencia de su realizacion, supervison y exactitud tanto como documental como aritmetica. Al ser el arqueo un procediemnto en que solo interviene le departamento de tesoreria y su control interno.
Arqueos sorpresivos: se efecturaran arqueos sorpresivos sin previo aviso con el objeto de infundir una actualizacion y control continuado de los fondos, con carácter general, los arqueos de caja se realizaran peridicamente
Libro de caja
La gestion y control de caja se detallara atravez de un registro o ficha auxiliar en donde se anotaran todos los movimientos de cobros y pagos. Este registro se conciliara periodicamente con los esatdoa contables, solo se registraran y pagaran del fondo aquellos gastos que se esatn debidamente justificados y autorizados.
Esquema resumen de flujograma de caja(fondo fijo)

CONCLUSIONES

Se puede concluir que este manual de procedimientos para el área de tesorería, es una herramienta fundamental para los procesos de la empresa, ya que si el se pierde tiempo muy valioso, al igual que se desaprovechan muchos recursos, tanto financieros como humanos.
Aunque son bien conocidas las bondades de que existan unos procesos claros dentro de una empresa, conocidos por sus empleados en todos sus niveles a toda área, también es muy común conocer empresas que no los tienen o si los tienen no le prestan la importancia que merecen y peor aun, no alcanzan a reconocer que muchos de los problemas de la empresa tienen origen en la falta de la implementacion de estos procedimientos, o una mala implementación de los que ya existen.
Gracias a este manual podemos tener una manera mas clara y precisa de llevar a cabo cada uno de los registros de los movimientos contables que la empresa realiza, y así a su vez el desempeño de la misma va hacer cada día mejor y su información va ser clara, oportuna y precisa.